O sistema financeiro foi projetado para representar no modelo computacional aquelas operações do dia a dia
que a nós humanos parecem simples e corriqueiras, mas quando nos deparamos com a maioria dos sistemas,
são simplista e limitados e não fazem o que precisamos;
Vejamos alguns detalhes do financeiro do AGI:
Vamos começar pela seguraça de acesso, além de ter a devida permissão, pode ser exigido a cada operação a inclusão da senha;
Trilha de auditoria que grava todos os registros feitos pelos usuários, mesmo contas excluídas ficam registradas para consultas posterior, nada realmente escapa dessa trilha;
Consulta das alterações e dos registros excluídos;
Facilidades: Para funções específicas como Locação, temporada, administração de condomínios, associação de moradores,
distribuição de comissões, o sistema possui eficientes geradores automáticos de conta a receber e pagar,
onde lê os dados nos contratos e gera as contas,
necessitando apenas a inclusão e ajustes das contas ocasionais e/ou variáveis.
As contas podem ter classificações por gestão financeira, produto (locação, vendas,temporada, Adm. de condomínios e outros),
centro de custos, tipo de lançamento, conta contábil do plano de contas e histórico.
Qualquer conta a receber pode ser convertida em boleto bancário e
temos modelos especiais de apresentação do boleto para cada produto (locação, condomínio, geral) com os detalhes da operação.
A quitação das contas pode ser feita por arquivo de retorno da cobrança bancária onde o sistema verifica
o correto pagamento ou informa as divergências para tratamento. Na quitação manual pode-se usar leitor de
código de barras para agilizar o processo. O sistema aceita recebimentos parciais ou múltiplos recebimentos
com apenas um ou vários meios de pagamentos,
tudo para registrar fielmente as operações como de fato ocorreram e também para facilitar a automação da conciliação bancária e fechamento de contas.
As contas a pagar seguem a mesma linha, porém tem recursos de controle de liberação de
pagamentos automáticos por produto (ex.: locação libera o pagamento de alugueis garantidos dentro dos prazos
automaticamente, dos não garantidos somente após recebimento) e controles manuais, aceita pagamentos parciais,
compensa pagamentos, imprime cheque e gera arquivo eletrônico para doc/Ted automatizados (consultar bancos disponíveis).
Em recebimentos parciais permite fazer boleto do complemento do valor;
Em recebimentos parciais permite quitar a conta para liberar o pagamento e jogar o valor do complemento para o mês seguinte;
Relatórios com diversas variações sobre
- Contas a Receber/Recebidas;
- Contas a Pagar/Pagas;
- Fluxos de Caixa;
- Fechamentos de Caixa;
- DRE – Demostração de resultado de exercício;
- DRE com análise (ponto de equilíbrio);
- Controle de contas extra-caixa (contas correntes de Clientes);
- Controle de aluguéis Garantidos pagos e a recuperar;
- Módulo de cobrança das contas inadimplentes;
- Contas no jurídico.
Automação Bancária
O módulo financeiro conta fortemente com a automação bancária que proporciona segurança e rapidez nas operações:
Cobrança Bancária
Nas contas a receber tem sistema de boletos bancários com impressão total, envio via email ou de forma automática pelo robo
e/ou disponibilização na área do cliente no site.
Na cobrança com registro o sistema gera o ARQUIVO DE REMESSA para entrada das cobranças e o arquivo de
SOLICITAÇÃO DE BAIXA para os sem solução.
A baixa é feita de forma automatizada pela execução da função que lê o arquivo de retorno fazendo a
conferência se a cobrança foi paga corretamente (confere pagamento quanto a descontos, juros e multas).
Para cobranças vencidas possui facilidades de emissão de segundas vias com ajustes de datas para
facilitar o pagamento via sistema de compensação e cálculo de multas e juros automáticos.
Controle por bloqueios na emissão de boletos em casos como quando o pagamento é feito diretamente ao proprietário, contrato em situação de SINISTRO por seguro fiança, meses anteriores em aberto e outros motivos;
Pagamentos Eletrônicos através de arquivo
Nas contas a pagar possui a geração de arquivos para os favorecidos através de doc/Ted eletrônicos
que é enviado ao banco e baixa através dos arquivos de retorno, GERANDO AUTOMATICAMENTE COMPROVANTE DA TRANSFERÊNCIA
que podem ser configurados para ser enviados por e email, whats e ou disponibilizados no site.
Pagamentos de cobranças bancárias por arquivo eletrônico (consulte bancos disponíveis)
Sabe, aquele volume de carnes de IPTU, condomínios e outros que precisam ser autenticados todos os meses,
PAGUE através de ARQUIVO ELETRÔNICO DE PAGAMENTO DE COBRANÇAS BANCÁRIAS e tenha as autenticações através de arquivo de retorno.
Pagamentos de IPTU, TCRS e outros por arquivo eletrônico via integração empresas de robôs (consulte bancos disponíveis)
Temos integração com a empresa especializada em robôs para a captação dos carnes junto as prefeituras,
empresas de distribuição de energia eletrica, água e outros que para os clientes que tem contrato com ela,
já entrega em arquivo os carnes ou boletos, não sendo necessário mais o papel, então o AGI le esses arquivos e
vincula ao imóvel se vazio ou aos contratos quando alugado para por arquivo eletrônico promover o pagamento.
Isso dá muita agilidade ao serviço de controladorias dessas contas.
Conciliação Bancaria automatizada (consulte os bancos disponíveis)
Para fazer as conciliações bancárias o sistema dispõe de uma ferramenta onde é possível ler o arquivo
específico que o banco fornece em formato OFX ou Money e confrontar com os lançamentos do sistema,
aonde em boa parte dos casos a conciliação ocorre de forma automatizada em casos como nas cobranças com arquivo de retorno,
pagamentos e transferências por arquivos eletrônicos, cheques emitidos pelo sistema.
O sistema também conta com recurso para automatizar lançamentos iniciados pelo banco na conta
onde são possíveis agendar que quando certos lançamentos apareçam no extrato,
o sistema automaticamente os lance no AGI, levando em conta tipo de lançamento,
espécie, plano de contas, histórico, centro de custo e classificação da despesa.
Por exemplo: Tarifas bancárias, taxa de cheques, manutenção da conta, aplicação e resgates, o sistema lê no extrato e eutomaticamente lança no sistema AGI.
Módulo de cobranças de contas indimplentes
Para gerenciar a inadimplencia temos diversos recursos:
- E-mails com aviso da conta em aberto e o boleto em anexo e/ou link;
- Painel para controlar essas contas com calculos dos juros, multas, correção monetário e encargos,
com informações do devedor e de fiadores para facilitar contato;
- E-mail com parcelas em aberto;
- Registro das interações com os devedores;
- Agendamento de uma próxima interação;
- Possibilidade de distribuição balanceada entre colaboradores quando o setor tem mais de um funcionário;
- Registro de contas enviadas a escritorio juridico.