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Ferramenta nova disponível: Gerenciamento de Inadimplência

A gente sabe que o sistema AGI tem tantas funcionalidades que até assusta. Mas já que “ferramenta pouca é bobagem”, entrou no módulo Financeiro (prepara o coração: sem custos adicionais) um instrumento que possibilita fazer o controle de cobranças vencidas de maneira mais fácil. Segue o tutorial aí:

1. A FERRAMENTA

Acesse o menu “Financeiro - Jurídico - Cadastro de Cobranças Vencidas em Observação”. Há uma série de filtros úteis à busca por devedores. A seguir a gente explica aqueles que podem suscitar dúvidas:

- Advogado/Resp.: aqui é possível selecionar as contas relacionadas a um advogado específico ou a um funcionário da empresa que seja responsável pelas cobranças. Para atribuir a atividade a um (ou mais) colaborador(es), leia o item 2.

- Todos X Novos/Ocorrência vencida: se a opção “Novos/Ocorrência vencida” estiver selecionada, serão mostradas as contas que não tiverem sofrido atualização, ou seja, toda vez que o status da cobrança for renovado após contato com o devedor, a conta em questão sai da lista de pendências. Tal ferramenta é bastante útil ao funcionário que realiza as cobranças, uma vez que o mesmo pode fazer o controle dos clientes contatados. Para ativar tal funcionalidade, leia o item 3.

Após clicar em “Pesquisar”, será relacionada no quadro DEVEDORES a lista de clientes com contas em aberto, em princípio ordenada por ordem decrescente de dívida. Ao selecionar uma linha no quadro DEVEDORES, serão exibidos no quadro DADOS DO DEVEDOR ao lado, as informações de contato. No quadro imediatamente seguinte, CONTAS, ficam discriminadas todas as contas devidas pela pessoa selecionada. No quadro SITUAÇÕES / OCORRÊNCIAS DO CONTRATO – (número) se encontram as informações sobre cada dívida. É possível incluir notas sobre cada ocorrência e definir data de próximo contato através do botão “Adicionar”. Preencha os campos requisitados e clique em “Salvar”. Lembrando que ao incluir nota e data para próximo contato, a ocorrência é removida do filtro “Novos/Ocorrência Vencida”.
Ainda na ferramenta, é possível enviar e-mail ao devedor. Clique no botão “Enviar Email ao Devedor” no cantor inferior esquerdo da tela. Selecione o e-mail remetente (padrão cadastrado ou outro), o modelo de HTML (e-mail personalizado) e clique em “OK”. No momento tal funcionalidade é habilitada somente às empresas que fazem uso do módulo E-mail Marketing. Para cadastro de HTML, vá ao menu “Atendimentos - Email Marketing - Cadastro de HTML para Emails”.

2. ATRIBUIR RESPONSÁVEIS ÀS COBRANÇAS

O sistema permite também fazer a distribuição das contas pendentes entre os funcionários responsáveis, quando houver mais de um. O logaritmo criado faz a divisão da dívida total de maneira equilibrada entre os usuários selecionados.
Vá ao menu “Financeiro - Receber” e selecione através dos filtros as contas em atraso. Clique em “Enviar para Jurídico” e, em seguida, “Distribuir Contas entre Pessoas”.
Na janela seguinte, selecione um funcionário no campo “Pessoa Responsável” digitando o nome ou através da busca (ícone “binóculos”). Ao localizá-lo, clique em “Adicionar Pessoa”. Repita o processo quantas vezes forem necessárias até que todos os usuários responsáveis sejam selecionados. Em seguida, clique em “Distribuir Contas entre as Pessoas Responsáveis”. O sistema fará a distribuição das contas de maneira equilibrada entre os funcionários. O resultado será exposto no quadro CONTAS DISTRIBUÍDAS. Clique em “Salvar”.
Agora, no menu “Financeiro - Jurídico - Cadastro de Cobranças Vencidas em Observação”, pode-se buscar pelas contas de um responsável específico utilizando o filtro “Advogado / Resp.”.

3. ATIVAR A FUNÇÃO DE ATUALIZAÇÃO DA LISTA DE DEVEDORES

Para que a ferramenta funcione conforme descrito é necessário autorizar na configuração do sistema. No menu “Cadastros - Dados da Empresa (Config. do Sistema)”, aba “Aluguel Anual”, clique na checkbox “Jurídico: Ocorrências ficarão vinculadas como Situação do Contrato”.

Além de um portal de notícias nosso blog é também uma extensão do nosso manual. Em caso de dúvida sobre essa ou qualquer outra ferramenta do sistema AGI, entre em contato com o a nossa equipe e solicite nossa assistência!